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10 astuces pour gérer mes emails

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1. Je réduis le temps de gestion de mes emails, pour éviter d’avoir ma boîte ouverte en permanence. Je me suis rendu compte après longtemps qu’il est possible d’avoir 30 emails en attente sans que le monde ne s’écroule. Gérer mes emails 3 à 4 fois par jour me semble un bon rythme. Notez bien que je parle de « gestion des emails » et non pas « lecture des emails » : il s’agit d’avoir à la fin une boîte email vide.

2. Je désactive le système qui fait apparaître en surimpression les emails au moment où ils arrivent. Cela m’évite d’être déconcentré sur ma tâche en cours.

3. Quand j’ouvre un email, je prends une décision rapide : effacer/archiver, prendre une décision, répondre immédiatement, puis archiver ou effacer le message.

4. Si l’email demande une nouvelle interaction, un appel téléphonique ou Skype ou un rendez-vous, fixer immédiatement ceux-ci. Si l’email demande d’exécuter une nouvelle tâche, je note celle-ci sur ma todo-list, et j’archive le message.

5. Je reste concis. 2-3 phrases si possible. Si le document doit être plus long, j’utilise plutôt un Google Doc ou Evernote.

6. Je ne me sers pas de la boîte email comme todo-list. Une todo-list doit être une liste d’actions, comme son nom l’indique, ce n’est pas possible avec une list d’emails.

7. Ne doivent rester dans l’inbox que les emails qui n’ont pas été lus. Cela me force à agir pour tous les autres. La satisfaction d’avoir terminé de gérer ses emails est extrêmement motivante, et apaisante sur le sentiment d’avoir vraiment terminé.

8. Si j’ai reçu quelque chose à lire, je le bookmark (cas le plus rare), ou je l’ajoute à Google Reader ou Instapaper.

9. Je filtre. Quand une mailing list ne m’intéresse plus, je me désinscris au plus vite, ou je crée un filtre qui met automatiquement les messages dans un autre dossier.

10. Quand j’ai fini, je ferme ma boîte email, Outlook pour les emails pros et Gmail pour les emails persos.

Written by ultratrailme

février 23rd, 2013 at 4:50

Posted in Rework